De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, a palavra gestão é muito conhecida, porém, poucos praticam a gestão em seus negócios, principalmente quando falamos em empresas pequenas ou médias, onde os dirigentes têm dificuldade de perceber o momento de sair do operacional e realizar a gestão.
Segundo Glauco, a base da gestão administrativa está na capacidade que o gestor tem de utilizar todos os recursos disponíveis para administrar o negócio de maneira organizada. Quando falamos dos recursos disponíveis não estamos falando apenas dos membros da empresa que realizam diretamente o trabalho ou dos equipamentos adquiridos, mas também todos os indiretos, como contadores; empresas de TI; assessores e consultores em geral.
Muitas vezes, por necessidades que aparecem em algum momento, os dirigentes contratam terceiros e não utilizam corretamente os seus serviços.
Glauco explica que mesmo com relação aos colaboradores, as análises são superficiais e as contratações são feitas em momentos de aumento de trabalho sem um diagnóstico de longo prazo, onde deveria ser verificado se esse aumento tem a tendência de ser permanente ou é um pico por circunstâncias extraordinárias – como a chegada de um novo projeto e a necessidade de realizar análise de documentações para iniciar o trabalho. Num momento de pânico, saímos contratando um ou mais colaboradores que, após esse esforço inicial, são incorporados ao fluxo de trabalho.
Mesmo assim o gestor não consegue se desligar do operacional, o que contribui para aumentar o caos, já que a equipe não tem um caminho a seguir, nem uma supervisão que aponte melhores formas de se trabalhar ou indicadores para ter metas claras de produtividade.
Aos poucos o trabalho que deveria ser feito em equipe é individualizado e cada um começa a utilizar uma forma de realizar suas tarefas diárias.
Para piorar a situação, afirma Glauco, a pessoa que tem cada vez mais trabalho é o próprio gestor, que realiza todos de forma superficial e se transforma num “apagador de incêndios” diário, tomando decisões individuais o que causa mais confusão ao processo.
Essas decisões são confusas e sem um padrão, fazendo com que as pessoas se sintam inseguras já que elas podem ser modificadas sem coerência pois o gestor não sabe bem porque tomou a decisão, ou a sua comunicação entre todos os membros é confusa e desorganizada.
Nenhuma política é definida e todos tendem a solicitar o seu tempo a todo momento para resolver qualquer coisa.
Isso só aumenta o estresse de todos e o dirigente resolve contratar mais funcionários para dar conta do trabalho, não percebendo que isso somente aumentará o seu trabalho, pois terá mais pessoas para solicitarem as suas decisões.
O resultado disso será a perda de prazos; entrega de trabalhos ruins, incompletos e sem padrão; perda de clientes que se sentem desprotegidos ou abandonados; contratação de funcionários que realizam trabalhos para os quais não foram contratados ou não têm qualificação suficiente. Enfim, o caos total!
Para parar esse círculo vicioso, o dirigente tem de ter a capacidade de perceber esse momento e resolver mudar drasticamente ou seu dia a dia.
O passo inicial para começar a resolver isso é o dirigente criar uma lista de tarefas diárias e começar a separar aquelas que para ele são essenciais e aquelas que ele pode delegar.
Glauco explica que normalmente ele percebe que realiza muitas tarefas que são totalmente delegáveis, porém, acredita que perderá mais tempo em explicar como fazer do que se realizá-las diretamente ou acredita que o seu pessoal não está qualificado, já que ele não criou um programa de treinamento interno para capacitar e dar o seu padrão para todos.
Ele esquece que existem tarefas que somente ele pode realizar e que elas estão sendo deixadas de lado – como o contato com o cliente; a análise da produtividade; a criação de novas teses ou novos serviços para serem apresentados; revisão ou criação de padrões e a verificação de que todos os recursos disponíveis estão sendo bem utilizados. Enfim, Gestão Administrativa.
É necessário ter uma rotina diária para realizar tarefas que cabem somente ao dirigente. Criar horários de atendimento para os membros da empresa e definir políticas genéricas para as decisões do dia a dia para que todos saibam de antemão qual deve ser o caminho a ser seguido.
Caso consiga quebrar aquele círculo sozinho – muitas vezes, há necessidade da contratação de um consultor externo que consiga dar uma certa ordem nesse caos -, começa a etapa de definições das políticas macro, como a análise geral do mercado, propondo objetivos e metas e estabelecendo os indicadores e procedimentos gerais do negócio.
A tarefa não é fácil, já que, preso na rotina do caos, o dirigente não percebe a armadilha que criou para si e para o negócio.