Quando temos uma empresa sob nossa responsabilidade, nos sentimos entusiasmados em poder elaborar projetos, desenvolver produtos, gerir pessoas e liderar equipes. Mas a gestão do orçamento, uma das partes administrativas mais complicadas da empresa, facilmente sai do nosso controle com qualquer descuido ou gasto que não estava nos planos.
Por que controlar: De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, gerenciar o dinheiro da sua empresa da maneira certa garante o sucesso de todos os seus projetos, pois dessa forma você encontra um ponto de equilíbrio entre o que pode ser investido no desenvolvimento de novos produtos e serviços, por exemplo, e o que precisa ser separado para os gastos rotineiros. Lembre-se que é justamente a falta de controle financeiro que leva muitas pequenas empresas brasileiras a fecharem as portas. Não deixe que isso aconteça com seu negócio. Comece a planejar o orçamento agora mesmo!
Como começar: Apesar de parecer difícil, controlar os gastos da empresa sem afetar os pessoais é mais fácil do que você imagina. Existem várias técnicas e ferramentas de gestão que irão te ajudar a ter dinheiro para aplicar no empreendimento e ainda ter verba para você, gestor. Veja os quatro passos.
Etapa 1: Divida o objetivo dos gastos
Junte um montante de dinheiro da empresa e outros para gastos pessoais. O ideal é ter mais de uma conta bancária para isso. Dessa maneira você sabe qual é o limite de uso do dinheiro sem comprometer a as finanças da empresa e vice-versa. Da mesma forma, o orçamento para cada área da empresa também precisa ser diferente. Reflita sobre quanto precisa ser destinado à divulgação (Marketing), salários, pró-labore, treinamentos e benefícios (RH), além das despesas operacionais, diretas e não-operacionais.
Etapa 2: Tenha disciplina e cheque as contas com cuidado
Anote tudo que entrar e sair de dinheiro. Separe um dia para verificar todos os gastos da sua empresa. Veja e analise todas as transações, reveja os gastos em uma base mensal para saber se está indo além da conta. Se estiver gastando demais, deverá cortar algumas despesas para não comprometer o desenvolvimento da organização.
Etapa 3: Use uma planilha de gastos
Apesar de parecer cansativo, explica Glauco, escrever cada transação em um papel ou no computador, isso faz diferença para saber se o dinheiro de fato está sendo aplicado no lugar certo. Algumas ferramentas, como uma planilha de orçamento, podem ajudar a analisar os dados e servem de grande apoio para as finanças.
Etapa 4: Reavalie o orçamento
Essa é a chave de sucesso para a as finanças da sua empresa, afirma Glauco. Sempre surgem novas demandas ou o volume de trabalho aumenta ou diminui. É importante sempre acompanhar de forma regular o dinheiro que entra e sai da sua empresa para não ficar no aperto. Ao acompanhar o orçamento pela planilha, conforme o passo 3, você pode ao final do mês ter gráficos com uma visão ilustrada da real situação daquele período.
Qualquer aumento ou redução da taxa de ganhos você deverá retrabalhar o orçamento, para que possa acomodá-lo ao volume de gastos e o que pretende lucrar em cima da soma total. Com o tempo, você passa a acumular um verdadeiro retrato da saúde financeira da empresa.